Bilaga

Bilagor kan sparas i formaten: pdf, zip, txt, jpg, jpeg, gif, png.
Då man sparar dokument rekommenderas PDF/A formatet men det är inte ett måste. Att spara en pdf som PDF/A kan göras om man har Office Word (Windows) men det finns även andra program som kan konverera till PDF/A. 

Varför spara i formatet:
PDF/A används vid långvarig arkivering av digitala dokument. Skillnaden mellan PDF och PFD/A är att PDF/A förhindrar användandet av egenskaper som inte är anpassade för långvarig förvaring. PDF/A ska därför kunna öppnas i exempelvis vilket operativsystem som helst utan att någon information går förlorad. (wiki)

Namnet på bilagan bör gärna visa vad den innehåller för att underlätta sökning mm
Exempel:
1. Bomärke_föremål 327
2. Ritning_år 1980_föremål 327
3. Karta_platsbeskrivning_Mo-Mattas  (= här har inte angetts nummer eftersom platsen
    kan vara förknippad med många olika föremål)
4. Fotografier_föremål 327  (=en sammanställning av flera foton i ett dokument)

 

Vill du veta mera om PDF och PDF/A rekommenderas Riksarkivets sida:

  • www.riksarkivet.se. Klickar dig fram på följande flikar: Offentlig förvaltning / Vägledning om arkivhantering / Framställa och bevara / Medium och formatval / PDF/A. 
  • eller klickar här https://riksarkivet.se/pdfa#4

 

Beskrivning eller namn

I fältet finns det möjlighet att med ungefär en mening beskriva närmare vad bilagan innehåller