Medlemsutskick

Med Desky kan du skicka ut e-postmeddelanden åt dina medlemmar.

Längst nere till höger i medlemslistan hittar du knappen “Nytt medlemsutskick”.

Du skickar alltid ett meddelande till alla medlemmar du har i den aktuella vyn. Vill du skicka till en mindre grupp medlemmar behöver du filtrera fram de medlemmarna. Läs mer om hur du använder kolumner och filter.

Under sektionen Medlemsutskick kan du se alla utskick som gjorts och status för varje utskick.

 

Bekräftande av e-postadresser

Innan du kan börja skicka ut e-postmeddelanden till dina medlemmar bör de bekräfta sin e-postadress. Detta görs för att garantera att medlemmen vill motta meddelanden och att e-postadressen i registret är rätt. Bekräftandet är ett steg i ledet att garantera att så många meddelanden som möjligt kommer fram till rätt mottagare.

Alla kort i ditt medlemsregister har från början e-poststatusen "Obekräftad". För att bekräfta medlemmarnas epostadresser och kunna skicka ut medlems e-post bör du först skicka ut en bekräftelseförfrågan. Denna skickas till alla kort med e-poststatusen "Obekräftad".

Du skickar bekräftelseförfrågan genom att gå till Medlemsutskick-sektionen och klicka på "Skicka bekräftelseförfrågan" -knappen. Mottagarna får då ett meddelande som berättar att personens e-postadress finns i föreningens medlemsregister och att föreningen vill att mottagaren bekräftar e-postadressen för att kunna ta emot meddelanden av föreningen.

När du skickat ut bekräftelseförfrågan kommer kortets e-poststatus att vara "Bekräftelse begärd". E-postmeddelandet som medlemmen får innehåller en bekräftelseknapp eller en länk (beroende på e-postklienten). När medlemmen klickar på knappen eller länken ändras medlemsregisterkortets e-postadress till statusen "Bekräftad". Det är endast till bekräftade e-posatdresser skicka e-postmeddelanden via medlemsutskicks-funktionen.

Skicka medlemsutskick

I medlemslistan kan du avgränsa de medlemmar du vill skicka e-postmeddelande till. När du har en vy med de medlemmar du vill skicka ett utskick till klickar du på "Nytt medlemsutskick"-knappen. En ruta öppnas där du skriver ditt meddelande. I rutan ser du fält för ämne (subject) och själva meddelandet. 

(Om du saknar Bekräftade mottagare i din vy kommer du att förflyttas till Medelmsutskick- sektionen där du kan välja att skicka bekräftelseförfrågan).

Du kan personifiera dina utskick genom att använda s.k. platshållare. Platshållare du kan använda är: 

  • %NAME% -Skriver ut medlemmens hela namn, t.ex. “Mattias Medlemsson”, eller “Ida Idunsson”
  • %FIRST_NAME% -Skriver ut medlemmens förnamn, t.ex. “Mattias”, eller “Ida”
  • %LAST_NAME% -Skriver ut medlemmens efternamn, t.ex. “Medlemsson”, eller “Idunsson”

Platshållare kan användas i både ämnesfältet och i själva meddelandet. 

Klicka på knappen "Förhandsgranska" för att kontrollera att platshållarna är rätt och få en uppfattning hur meddelandet kommer att se ut. 

När du är klar med ditt meddelande kan du skicka det genom att klicka på "Skicka epost". Det tar några minuter för meddelandet att skickas ut till medlemmarna. 

E-postmeddelanden som skickats ut från Desky innehåller alltid info om vem som skickat meddelandet och från vilket kontor. Utskicket kan följas upp under Medlemsutskicks-sektionen. En mottagare kan svara på ett utskick. Svaren går då till den Desky-användares e-post som har skickat utskicket. 

 

Skickade utskick

Under "Medlemsutskick" visas en lista på alla utskick som gjorts och deras status. Genom att klicka på "ladda om"-ikonen längst till höger kan du hämta senaste status från e-postservern. T.ex. då du gör ett utskick till ett stort antal mottagare kan utskicket ta en längre tid att gå ut, och då kan du uppdatera status för att se att utskicket framskrider.

Statussökningen kan ta flera minuter att genomföra, du kan under tiden fortsätta att jobba med andra delar av Desky.

Du kan klicka på ett utskick i listan för att läsa det och se vilka mottagare som nåtts och ifall ett fel har inträffat med utskicket.

Meddelandens status och e-postadressens status

De statusar som meddelanden kan få är följande:

  • Ingen
    Från början har alla statuset “Ingen”
  • Okänd
    Okänd status innebär att något oväntat inträffat. Det är högst sannolikt en tillfällig status

  • Meddelandet är i kö och är på väg att skickas
  • Skickat
    Meddelandet har skickats
  • Öppnat
    Meddelandet har blivit öppnat. För tillfället spåras inte dessa.
  • Klickat
    Mottagaren har klickat på en länk i meddelandet. För tillfället spåras inte dessa.
  • Studsat
    Meddelanden som av olika orsaker inte kunnat levereras till mottagarens e-postlåda.
  • Spam
    Mottagaren har i sitt e-postprogram markerat meddelandet som spam eller skräppost.
  • Vill inte få utskick
    Mottagaren har i sitt e-postprogram markerat att den inte vill ta emot dessa meddelanden.
  • Blockerat
    Meddelandet kommer inte att försöka levereras iom. att mottagaren från tidigare har en oönskad status.
  • Felaktig studsat
    Meddelandet kunde inte levereras. Troligast orsaken till det här är att stavfel i adressen.
  • Tillfällig studsat
    Studsat innebär att meddelandet kommit tillbaka till e-postleverantören pga. av tillfälliga störningar vid den mottagande e-postlådan. T.ex. pga. en full e-postlåda eller nätverksstörningar. Meddelandet kommer att försöka skickas under fem dagar varefter meddelandet får statusen Studsat.
  • Uppskjuten
    Skickningen av meddelandet har fördröjts eller skjutits upp ev. ändras statusen.

De status som utskicksmeddelanden får påverka möjligheten att framöver skicka meddelanden till en viss mottagare. Om ett meddelande till en mottagare får statusen Studsat, Spam, Vill inte få utskick, Blockerat eller Felaktigt studsat kommer den statusen att bli associerat med mottagarens medlemskort i medlemsregistret. Dessa statusar innebär att meddelanden inte kommer att kunna skickas till den e-postadressen. E-postadresser med någon av ovanstående status bör tas bort ur registret. Om man av någon orsak inte vill att e-postadressen försvinner kan man flytta den från e-postfältet till anteckningsfältet.

De status som e-postadressen i ett medlemskort i medlemsregistret kan ha är följande:

  • Obekräftad
    E-postadressen är obekräftad innan en bekräftelseförfrågan blivit skickad
  • Bekräftelse begärd
    E-postadressen har bekräftelse begärd när bekräftelseförfrågan blivit skickad
  • Bekräftad
    När mottagaren bekräftat sin adress kan man skicka utskick till e-postadressen
  • Problem (studsad)
    Ett meddelande till kortet har fått statusen studsat
  • Problem (spam)
    Ett meddelande till kortet har fått statusen spam
  • Problem (vill inte få utskick)
    Ett meddelande till kortet har fått statusen vill inte få utskick
  • Problem (blockerad)
    Ett meddelande till kortet har fått statusen blockerat
  • Problem (felaktig)
    Ett meddelande till kortet har fått statusen felaktig studsat

Alla e-postadresser som har ett problem-status bör tas bort eller ändras i medlemsregistret. När en e-postadress på ett medlemskort ändras kommer även deras status att nollställas och behöver således bekräftas på nytt.

 

E-postleverantörens status

Alla e-postmeddelanden kommer att skickas från samma avsändare och alla e-postadresser hanteras per adress hos leverantören inte per föreningen eller kontor. Det innebär att e-postadresser kan få ändrat status pga. andras utskick. Alla dessa statusar och kontroller är till för att hålla e-postregistret i skick och se till att meddelanden kommer fram.